Huishoudelijk reglement

I. VERENIGING

Artikel 1
1. Dit huishoudelijk reglement behoort bij de statuten van de Studievereniging Lingua, zoals vastgesteld op 19 augustus 2016.
2. De statuten en het huishoudelijk reglement zijn door eenieder op te vragen bij de secretaris.

Artikel 2
1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Begripsbepalingen

Artikel 3
1. ‘de vereniging’: Studievereniging Lingua;
2. ‘de Vergadering’: de vergadering van de Algemene Ledenvergadering;
3. ‘de statuten’: de statuten van de vereniging;
4. ‘het bestuur’: het bestuur van de vereniging;
5. ‘bestuursbesluit’: besluit genomen bij meerderheid van het bestuur. Wanneer een bestuursbesluit een lid betreft, wordt dit lid schriftelijk hiervan in kennis gesteld;
6. ‘leden’: leden van de vereniging;
7. ‘commissie’: een collectief binnen de vereniging van leden die zich inzetten voor de vereniging.

II. LEDEN

TOELATING

Artikel 4
1. Studenten, docenten en alumni van opleidingen die vallen onder Fontys Leraren Opleiding Tilburg Alfa en studenten die ingeschreven zijn geweest bij één van de opleidingen die vallen onder Fontys Leraren Opleiding Tilburg Alfa kunnen een verzoek van lidmaatschap doen.
2. Het bestuur beslist over toelating van leden. Zij kan toelating slechts weigeren met opgave van redenen en alleen indien de persoon niet voldoet aan de in de statuten genoemde voorwaarden of wanneer er ernstige bezwaren bestaan tegen deze persoon en het bestuur toelating met het oog op de belangen van de vereniging en haar leden niet wenselijk acht.
3. Tegen dit bestuursbesluit is het mogelijk om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering. Het beroep dient behandeld te worden op de eerst volgende vergadering.

LEDENADMINISTRATIE

Artikel 5
1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de ledenadministratie.
2. De leden stellen de secretaris zo spoedig mogelijk in kennis van alle relevante wijzigingen van hun gegevens.

CONTRIBUTIE

Artikel 6
1. Alle leden hebben de verplichting contributie te betalen.
2. De contributie voor alle (oud)studenten bedraagt €20,-.
3. De contributie voor alumni en docenten bedraagt €10,-.
4. Docenten en alumni krijgen de mogelijkheid om een zelfgekozen bedrag te sponsoren. Deze sponsoring wordt per jaar bepaald.
5. De Algemene Ledenvergadering stelt ieder verenigingsjaar het bedrag dat aan contributie verschuldigd is vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de beperkte bestedingsmogelijkheden van de student.
6. Het bestuur is bevoegd om leden ter promotie een korting op de contributie te verlenen van ten hoogste 40%.

BEËINDIGING VAN HET LIDMAATSCHAP

Artikel 7
1. Het beëindigen van het lidmaatschap dient schriftelijk te geschieden, door middel van het opzeggingsformulier of door het sturen van een mail naar de secretaris, tenminste vier weken voor het einde van het verenigingsjaar.
2. Bij het beëindigen van het lidmaatschap tijdens het verenigingsjaar is er geen mogelijkheid tot restitutie van (een deel van) de contributie.
3. De leden wordt verzocht, wanneer zij voornemens zijn om het lidmaatschap te beëindigen, dit voor 1 mei van het verenigingsjaar aan te geven.
4. Het opzegformulier wordt door het bestuur op zeer toegankelijke wijze beschikbaar gesteld.

DISCIPLINAIRE MAATREGELEN

Artikel 8
1. Het bestuur is bevoegd disciplinaire maatregelen te nemen tegen een lid, wanneer deze handelt in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
2. Het bestuur is bevoegd disciplinaire maatregelen te nemen tegen een lid van wettige leeftijd die alcohol verstrekt aan een lid jonger dan 18 jaar.
3. De in artikel 8 lid 1 en 2 genoemde maatregelen kunnen betalingen van een geldsom en/of uitsluiting van één of meerdere activiteiten inhouden.
4. Tegen een in lid 1 bedoeld bestuursbesluit is het mogelijk om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering. Het beroep dient behandeld te worden op de eerstvolgende Vergadering.
5. Een geldboete dient binnen vijf weken na kennisgeving aan het lid betaald te zijn. Wanneer een lid niet betaalt, kan het bestuur overgaan tot schorsing van het lid.

III. BESTUUR

SAMENSTELLING

Artikel 9
1. Het bestuur bestaat uit tenminste drie leden, waaronder een voorzitter, secretaris en een penningmeester.
2. Behoudens hetgeen in de statuten, reglementen of besluiten is bepaald, verdeelt het bestuur de haar opgedragen taken onder haar bestuursleden.

BESTUURSVERGADERING EN BESLUITVORMING

Artikel 10
1. Data voor algemene bestuursvergaderingen worden ten minste een week van te voren schriftelijk dan wel mondeling dan wel op een andere manier met bevestiging aangekondigd bij alle bestuursleden.
2. De voorlopige agenda voor de komende algemene bestuursvergadering dient ten minste twee dagen van te voren bekend gemaakt te worden bij alle bestuursleden.
3. Stukken die tijdens de bestuursvergadering zullen worden besproken dienen twee dagen van te voren te worden gestuurd naar alle bestuursleden. Alle bestuursleden bereiden desbetreffende stukken voor en reageren eventueel van tevoren schriftelijk als zij niet aanwezig zijn.

Artikel 11
1. Algemene bestuursvergaderingen zijn besloten vergaderingen.
2. Al het besprokene op de algemene bestuursvergadering is vertrouwelijk. De aanwezigen op de algemene bestuursvergadering dienen dit vertrouwelijke karakter te waarborgen.

Artikel 12
1. De algemene bestuursvergadering wordt geleid door de voorzitter. Indien deze afwezig is, voorziet de vergadering hierin zelf.
2. De verantwoording voor het goed verlopen van de algemene bestuursvergadering ligt bij de voorzitter.

Artikel 13
1. De voorzitter dient alle voorstellen ter stemming te brengen. Hij heeft echter de bevoegdheid, slechts in het belang van de vereniging, de stemming over een bepaald voorstel maximaal één vergadering uit te stellen.
2. Indien op een algemene bestuursvergadering minder dan tweederde deel van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, krijgen de genoemde besluiten een voorlopig karakter. In dat geval dienen de voorstellen in de algemene bestuursvergadering direct volgend op de desbetreffende algemene bestuursvergadering opnieuw ter stemming te komen. In het geval dat dan ook minder dan tweederde van de stemgerechtigden vertegenwoordigd is, is het dan genomen besluit over de betreffende voorstellen bindend. In alle andere gevallen zijn de besluiten op de algemene bestuursvergadering bindend, behoudens beroep op de algemene vergadering.

BESTUURSTAKEN

Artikel 14
De voorzitter
1. representeert de vereniging;
2. is het officiële aanspreekpunt van de vereniging en ook voor de bestuursleden;
3. is belast met het leiden van de Algemene Vergadering en de algemene bestuursvergadering, zorgt voor een ordelijk verloop en draagt hiervoor eindverantwoordelijkheid;
4. organiseert bestuursvergaderingen en stelt een agenda voor de bestuursvergaderingen op, waarbij ieder bestuurslid gerechtigd is voorstellen te doen;
5. brengt op de ledenvergaderingen een verslag uit van afgelopen verenigingsjaar;
6. stimuleert de overige bestuursleden in de uitvoering van hun taak of taken;
7. coördineert de verschillende bestuurstaken.

Artikel 15
De secretaris
1. is belast met het verslagleggen van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergaderingen;
2. is belast met het beheren van de ledenadministratie en alle inkomende en uitgaande correspondentie;
3. roept de Algemene Ledenvergadering bijeen;
4. draagt zorg voor het overschrijven van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel bij een bestuurswissel;
5. beheert het archief met daarin alle ingekomen en verstuurde post, notulen en belangrijke stukken;
6. is belast met het schrijven en versturen van de schriftelijke communicatie naar onder andere de leden met als doel het op de hoogte houden van zaken en activiteiten en het verstrekken van belangrijke mededelingen.

Artikel 16
De penningmeester
1. draagt zorg voor het beheer van financiële middelen;
2. is het aanspreekpunt van de vereniging aangaande financiële zaken;
3. is belast met het voorbereiden van de financiële stukken in de bestuursvergaderingen;
4. is belast met het opstellen van de begroting aan het begin van het boekjaar;
5. is belast met het opstellen van het financieel jaarverslag aan het eind van het boekjaar;
6. draagt zorg voor de uitvoering van de aan de vereniging gerelateerde financiële transacties en het aantekenen van alle transacties;
7. draagt zorg voor het beheer en het bijwerken van de kas en de boekhouding;
8. controleert het financiële beleid van de commissies;
9. draagt zorg voor het onderhouden van externe contacten daar waar het financiële zaken betreft;
10. draagt zorg voor het overschrijven van de bankinschrijving bij een bestuurswissel;
11. is belast met het tijdig ingrijpen indien financiële problemen worden verwacht;
12. is belast met het werven van nieuwe sponsoren;
13. draagt zorg voor het aangaan van samenwerkingsverbanden met nieuwe sponsoren en verenigingen;
14. onderhoudt bestaande samenwerkingscontacten en versterkt deze waar mogelijk;
15. begeleidt het binnenhalen van acquisitie en externe contacten, zoals sponsoren, bedrijven en scholen;

Artikel 17
De commissaris PR (Public Relations/Publieke relaties)
1. draagt verantwoording voor de promotie van de vereniging;
2. draagt verantwoording voor de promotie van activiteiten van de vereniging;
3. is belast met het onderhouden van de website en sociale media van de vereniging

Artikel 18
De commissaris activiteiten
1. draagt verantwoording voor een jaaroverzicht met de geplande activiteiten;
2. is belast met de organisatie van borrels en feesten;
3. is belast met de organisatie van lezingen en workshops;
4. is belast met het regelen van gastsprekers voor educatieve activiteiten.

Artikel 19
Alle bestuursleden zijn belast met
1. het naleven van de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en het bestuursbeleid;
2. het opleiden en inwerken van de opvolger voor zijn/haar bestuursfunctie.

IV. ALGEMENE LEDEN VERGADERING

BIJEENROEPING

Artikel 20
1. Het bestuur roept de Algemene Ledenvergadering bijeen. Zij doet dit schriftelijk en tenminste veertien dagen van tevoren.

Artikel 21
1. Het bestuur roept tenminste eenmaal per verenigingsjaar de Algemene Ledenvergadering bijeen en verder zo vaak als zij dat nodig acht. De leden zijn ,overeenkomstig hetgeen in de statuten is bepaald, bevoegd een Algemene Ledenvergadering bijeen te roepen.

PRESENTIELIJST

Artikel 22
1. De secretaris draagt zorg voor het opmaken en bijhouden van de presentielijst.
2. Alle aanwezige leden tekenen de presentielijst.

MACHTIGINGEN

Artikel 23
1. Ieder lid is bevoegd een ander lid te machtigen om zijn stem in de Algemene Ledenvergadering uit te brengen. Alleen schriftelijke machtigingen voorzien van de handtekening van de machtiger zijn geldig.
2. Ieder lid kan maximaal twee machtigingen uitoefenen.
3. Machtigingen dienen voor aanvang van de beraadslaging in de Algemene Ledenvergadering kenbaar gemaakt te worden, op straffe van ongeldigheid van de machtiging.

AGENDA EN STUKKEN

Artikel 24
1. De agenda voor de Algemene Ledenvergadering wordt tenminste veertien dagen van tevoren aan de leden bekendgemaakt.
2. De stukken die behandeld zullen worden op de Algemene Ledenvergadering worden tenminste zeven dagen van tevoren aan de leden beschikbaar gesteld.
3. Leden kunnen aan het begin van de vergadering, voordat de beraadslaging is begonnen, verzoeken punten aan de agenda toe te voegen. De voorzitter beslist over het daadwerkelijk toevoegen van het voorgestelde punt aan de agenda, maar gaat daar altijd toe over wanneer de meerderheid van de Algemene Ledenvergadering ermee instemt.

STEMMEN OVER ZAKEN

Artikel 25
1. Stemming over zaken geschiedt bij handopsteking op afroep van de voorzitter, tenzij de Algemene Ledenvergadering anders beslist.
2. Ieder lid stemt met de woorden ‘voor’, ‘tegen’ of ‘onthouding’.

STEMMEN OVER PERSONEN

Artikel 26
1. Stemming over personen geschiedt schriftelijk, anoniem en geheim, tenzij de Algemene Ledenvergadering anders beslist.
2. De voorzitter benoemt uit de leden een stemcommissie, bestaande uit tenminste twee leden niet zijnde bestuursleden, die belast worden met het opnemen van de stemmen. Deze leden zijn daardoor niet bevoegd tot stemmen.
3. De leden stemmen door de woorden ‘voor’, ‘tegen’ of ‘onthouding’ op het stembriefje te schrijven.

V. COMMISSIE

SAMENSTELLING

Artikel 27
1. De vereniging kan commissies onder zich hebben.
2. Commissies worden door het bestuur ingesteld en ingedeeld.
3. Leden van een commissie leggen verantwoording af aan het bestuur.

VI. SPONSORING

SPONSORING

Artikel 28
1. Sponsoring is de toekenning van middelen in geld of natura, die aangewend wordt voor zaken die met de vereniging geassocieerd kunnen worden of een tegenprestatie inhoudt die met de vereniging geassocieerd kan worden.
2. Of sponsoring met de vereniging geassocieerd kan worden, wordt door het bestuur beoordeeld.
3. Tegen dit besluit is het mogelijk om in beroep te gaan bij de Algemene Ledenvergadering. Het beroep dient behandeld te worden op de eerstvolgende Vergadering.

SPONSORWERVING

Artikel 29
1. Sponsoring wordt door het bestuur, de acquisitiecommissie of door het bestuur daartoe aangewezen leden aangetrokken.
2. Sponsoring dient voor het gehele bedrag van de sponsoring direct ten goede te komen aan de vereniging.

VII. VERSLAGLEGGING

JAARVERSLAG

Artikel 30
1. De voorzitter brengt op de eerstvolgende vergadering, althans binnen drie maanden na het einde van het verenigingsjaar verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering over het gevoerde beleid in het afgelopen verenigingsjaar.
2. Het schriftelijke verslag wordt in navolging van artikel 21 lid 2 zeven dagen van tevoren aan de leden ter beschikking gesteld.
3. Het jaarverslag bevat tenminste de volgende onderwerpen:
• het ledenaantal en de mutaties daarin;
• de indeling van commissies en hun werkzaamheden en resultaten;
• het gevoerde beleid en de resultaten daarvan.

FINANCIEEL JAARVERSLAG

Artikel 31
1. De penningmeester brengt op de eerstvolgende vergadering, althans binnen drie maanden na het einde van het verenigingsjaar verslag uit aan de Algemene Ledenvergadering over financiën van de vereniging en het gevoerde beleid daaromtrent in het afgelopen verenigingsjaar.
2. Het schriftelijke verslag wordt in navolging van artikel 21 lid 2 zeven dagen van tevoren aan de leden ter beschikking gesteld.
3. Het financieel jaarverslag bevat tenminste de volgende onderwerpen:
• de balans bij aanvang van het verenigingsjaar;
• de balans bij het sluiten van het verenigingsjaar;
• een staat van baten en lasten;
• een toelichting op de balans;
• een overzicht van de ontwikkeling van het eigen vermogen en de reserves.
4. Het is toegestaan in het financieel jaarverslag een voorbehoud te maken voor transacties die in deze termijn van vijf werkdagen plaatsvinden.

REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 32
1. Het jaarverslag en het financieel jaarverslag worden door alle leden van het bestuur ondertekend. Wanneer een handtekening van een lid van het bestuur ontbreekt, wordt dat onder opgave van redenen aan de Algemene Ledenvergadering medegedeeld.